كايزن اصطلاحي ژاپني و به معناي تغيير به سمت بهتر شدن يا بهبود مستمر و تدريجي است. در واقع، كايزن بر اين فلسفه استوار است كه براي ايجاد بهبود در سازمان ها لازم نيست به دنبال تغييرات انفجاري يا ناگهاني باشيم، بلكه هر نوع بهبود يا اصلاح – به شرط آنكه پيوسته و مداوم باشد- ارتقاي بهره وري در سازمان را به ارمغان مي آورد.

از نگاه كايزن وظايف مديريت به دو دسته اصلي ايجاد بهبود و نگهداري بهبود تقسيم مي شود. از آنجا كه مديران سطوح بالاتر سازمان بايد همواره بخش اعظم وقت خود را صرف بهبود سازمان نمايند و امور جاري را،‌ كه جنبه نگهداري دارند، ‌به سطوح پايين تر واگذار نمايند، بنابر اين؛ از نگاه كايزن كاركنان يك سازمان همواره بايد به بهبود توجه داشته و براي نگهداري دستاورد هاي آن در سازمان كوشش كنند.

اجراي كايزن در سيزده مرحله خلاصه مي شود. اين مراحل به ترتيب عبارتند از:

1. انتخاب ناحيه نمونه؛

2. ايجاد گروه بهبود و سازمان دهي آن؛

3. گرد آوري داده هاي آماري؛

4. آشنا نمودن افراد با مفاهيم و ابزار هاي بهبود؛

5. آغاز نمودن نظام آراستگي؛

6. شناسايي موارد اتلاف (مودا. moda)؛

7. تحليل علل رويداد اتلاف در ناحيه و پيدا كردن راه حل هاي گروهي؛

8. انتخاب راه حل هاي عملي؛

9. انجام تغييرات فيزيكي در ناحيه نمونه؛

10. استاندار كردن بهبود انجام گرفته؛

11. اعلام نتايج به ساير همكاران؛

12. ارزيابي نتايج؛

13. پيدا كردن مشكل بعدي؛

اصول مديريت در كايزن

1. نگوييد اين كار چرا انجام نمي شود فكر كنيد چگونه مي توانيد آنرا انجام دهيد؟

2. به جاي نگراني در مورد مشكل ايجاد شده براي حل آن اقدام كنيد.

3. از وضعيت موجود راضي نبوده و فكر بهبود باشيد.

4. اگر اشتباه كرديد فوراً آنرا رفع كنيد.

5. اگر 60 درصد از تحقق هدف اطمينان داريد، دست به كار شويد.

6. براي پي بردن به ريشه مشكلات پنج بار بپرسيد چرا؟

7. به دنبال محل واقعي خطا رفته و سعي نكنيد مشكلات را از دفتر خود حل كنيد.

8. براي حل مشكلات از داده هاي كمي و به روز استفاده كنيد.

9. براي حل مشكلات به جاي استفاده از هزينه، از خود و همكاران استفاده كنيد.

10. به فكر نكات ريز باشيد؛ چرا كه ريشه بسياري از مشكلات در آنهاست.

11. حمايت از مديران ارشد بايد مشهود و مملوس باشد.

12. از واگذاري اختيار به زير دستان ابا نكنيد.

13. هيچگاه به دنبال مقصر نبوده و عجول عمل نكنيد.

14. مديريت ديداري و انتقال اطلاعات بهترين ابزار براي حل مسئله به صورت گروهي است.

15. مديريت ارشد بايد با لايه هاي پايين تر سازمان ارتباط دوجانبه داشته باشد.

16. از الگوهاي چند مهارتي و غني سازي شغلي براي شكوفا شدن انسان ها استفاده كنيد.

17. تنها فعاليت هايي را انجام دهيد كه براي سازمان ارزش افزوده ايجاد مي كنند.

18. بر اساس الگوهاي كار گروهي مسائل محيط كار را حل كنيد.

19. حذف مواد فرايندي پايان ناپذير است. از اين كار خسته نشويد.

مودا (اتلاف) از نگاه ژاپني ها به هر فعاليتي اطلاق مي شود كه براي سازمان ايجاد هزينه مي كند. ولي ارزش افزوده توليد نمي كند و مشتري تمايلي براي پرداخت پول براي اين فعاليت ندارد. اين فعاليت ميتواند تلاش براي صدور گواهي نامه ي پايان دوره آموزشي باشد كه از نگاه عرضه كننده لازم و اجتناب ناپذير است؛ اما از نگاه مصرف كننده تنها چيزي كه اهميت دارد مجوزي است كه در پايان اين فعاليت ها ارائه مي شود.